Purot.net:in koulupaketti täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset koskien opetuksen järjestäjän eli rekisterinpitäjän velvollisuuksia huolehtia oppijoiden ja henkilöstön henkilötietojen turvallisesta säilytyksestä ja käytöstä. Tälle sivulle kokoamme Purot.net-koulupakettien tietosuojaan liittyviä perusasioita ja ohjeita asiakkaillemme.
Purot.net-koulupaketin asema tietosuojan kannalta koulujen, päiväkotien ja muiden oppilaitosten käytössä perustuu seuraaviin seikkoihin:
Tämä Purot.net:in sopimusmalli on laadittu siten, että se mahdollistaa palvelun nopean käyttöönoton niin, että käyttäjien tietosuojasta on huolehdittu GDPR:n edellyttämällä tavalla. Samalla sopimusmalli mahdollistaa henkilötietojen käsittelystä sopimisen tarkemmin asiakaskohtaisesti.
Oleellista on, että henkilötiedot säilyvät rekisterinpitäjän (kunta, koulu, päiväkoti, oppilaitos tms.) omassa hallinnassa ja niiden käsittelystä tehdään tietosuoja-asetuksen mukaisesti sopimus palveluntarjoajan kanssa. Autamme tarvittaessa kaikissa tilanteissa siinä, että asiakkaamme täyttää GDPR:n vaatimukset.
Koska Purot.net-koulupaketti on asiakkaan hallinnassa, se voi määrätä tarkempia ehtoja ja/tai sääntöjä palvelunsa käyttäjille.
Asiakkaan laatimat käyttöehdot voidaan laittaa esiin kyseiseen palveluun. Mikäli palvelussa on käytössä käyttäjätunnusten rekisteröintitoiminto, voidaan käyttöehdot-/säännöt ja suostumus liittää siihen.
On suositeltavaa liittää asiakkaan tietosuojaseloste tai muu informointi henkilötietojen käsittelystä ko. palveluun ja sen käyttäjätunnusten rekisteröintiin. Tämä tai omien käyttöehtojen laatiminen ei kuitenkaan ole välttämätöntä, vaan asiakas voi huolehtia rekisterinpitäjälle kuuluvasta informointivelvollisuudesta muulla tavoin - tavallisesti kunnan yhteisten toimintatapojen mukaan.
Mikäli asiakkaan omia käyttöehtoja tai -sääntöjä ei ole tarkoitus laatia, voidaan viitata Purot.net:in normaaleihin käyttöehtoihin, joissa on otettu tämä huomioon. On myös hyvä huomata, että esimerkiksi koulun järjestyssäännöt pätevät soveltuvin osin koulun Purot.net-palvelussa.
Kunnissa ja muissakin koulutusta järjestävissä organisaatioissa on tavallisesti laadittu oppijoiden, huoltajien ja henkilöstön tietosuojaan liittyviä ohjeistuksia. Mikäli ohjeistuksissa on asioita, joita Innowisen on syytä noudattaa Purot.net-koulupaketin ylläpitoon liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä, tulee asiakkaan toimittaa ne. Yleensä ohjeet toimitetaan samalla, kun tehdään sopimus henkilötietojen käsittelystä, ja kysymme niitä asiakkaalta siinä yhteydessä.
Purot.net:in käyttö ei aseta erityistarpeita henkilötietojen käsittelyyn liittyville ohjeille. On suositeltavaa varmistaa, että henkilötietojen käsittelyn ohjeissa on huomioitu seuraavat yleiset periaatteet koskien verkko- ja oppimisalustojen käyttöä opetuksessa:
Kun Purot.net-koulupakettia käytetään opetuksessa, sen käyttöön ei normaalisti tarvita erikseen lupia oppijoiden huoltajilta.
On suositeltavaa kertoa huoltajille, että opetuksessa käytetään Purot.net:iä. Palvelun käyttöön liittyvät käytäjätunnukset tietoineen on GDPR:n mukaisesti hyvä huomioida opetuksen järjestäjän rekisterinpitäjän selosteessa sekä tietosuojaselosteessa ja muussa informoinnissa henkilötietojen käsittelystä.
Purot.net/Innowise voidaan mainita henkilötietojen käsittelijänä palvelun ylläpitäjän ominaisuudessa. Samalla on suositeltavaa mainita, että henkilötiedot säilyvät asiakkaan organisaation hallinnassa, ja se vastaa rekisterinpitäjän ominaisuudessa GDPR:n mukaisiin tietojen tarkistus- ja korjauspyyntöihin. Tarvittaessa Innowise auttaa pyyntöihin vastaamisessa, mutta huoltajien tulee osoittaa pyynnöt rekisterinpitäjälle eli asiakkaan organisaatiolle.
Tarvittaessa huoltajilta tulee pyytää seuraavat suostumukset joko erikseen Purot.net:iä varten tai ne voidaan huomioida osana yleisiä opetukseen pyydettäviä suostumuksia:
Kuvaus-, tekijänoikeus- ja julkaislupa mahdollistaa Purot.net-koulupakettien käytön yhteistyössä ja viestinnässä huoltajien kanssa. Esimerkiksi koulussa tai päiväkodissa voidaan luoda Purot.net-sivustoja (tai yksittäisiä sivuja esim. luokan omalla sivustolla) huoltajille, ja niillä voidaan jakaa mm. valokuvia ja videoita oppimistilanteista sekä oppijoiden tekemiä tuotoksia. Tällaisessa tapauksessa on suositeltavaa kertoa huoltajille, että oppijoista ja heidän tuotoksistaan jaetut tiedot ja kuvat eivät ole tarkoitettu muuhun kuin huoltajien/perheiden yksityiseen käyttöön. Lisäksi henkilöstölle on syytä antaa ohjeet, minkä tyyppisiä tietoja, kuvia ja tuotoksia on järkevää julkaista.
Jos sinulla on kysymyksiä Purot.net:iin ja tietosuojaan liittyen, voit aina kääntyä käyttötukemme puoleen. Lähetä viestisi osoitteeseen: support@purot.net
Tarjoamme myös koulutuksia ja webinaareja liittyen EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (GDPR) ja sen soveltamiseen opetuksessa.
Olisiko Purot.net teille sopiva yhteistyö- tai oppimisalusta?
Kysy lisää tai pyydä esittely, niin palaamme asiaan mahdollisimman pian.