Tietosuoja ja huoltajien luvat (GDPR)

Purot.net:in sopimusmalli ja tietosuojan perusteet opetuksen järjestäjälle

Purot.net-koulupaketin asema tietosuojan kannalta koulujen, päiväkotien ja muiden oppilaitosten käytössä perustuu seuraaviin seikkoihin:

• Palvelun käyttö perustuu palvelusopimukseen, jonka nojalla Purot.net-koulupaketti on asiakkaan hallinnassa vuokra-ajan.
• Käyttäjätunnusten osalta noudatetaan Purot.net:in käyttöehtoja, joiden kohdan 1.6. mukaan Purot.net:in koulupaketin tilannut organisaatio on rekisterinpitäjä kyseisen palvelun käyttäjille. Purot.netin ylläpidosta vastaava Innowise on tällöin henkilötietojen käsittelijä. Nämä roolit velvollisuuksineen on määritelty tarkasti EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa.
• Henkilötietojen käsittelystä tehdään erillinen GDPR:n mukainen sopimus. Innowisella on tätä varten valmis sopimuspohja ja henkilötietojen käsittelyn ohjeet. Tarvittaessa voidaan käyttää asiakkaan omaa sopimusmallia ja ohjeistuksia henkilötietojen käsittelystä.
• Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan soveltuvin osin Purot.net:in tietosuojaperiaatteita. 
• Purot.net-koulupakettien palvelimet sijaitsevat Suomessa, eikä tietoja siirretä palveluntarjoajan toimesta EU:n ulkopuolelle.
• Purot.net-koulupakettien käyttäjätunnukset voivat olla asiakkaan organisaation pääkäyttäjien luotavissa ja hallinnoitavissa tai palveluun kirjautuminen voidaan liittää MPASSid:hen tai muuhun keskitettyyn käyttäjätietokantaan ja kertakirjautumisjärjestelmään.

Tämä Purot.net:in sopimusmalli on laadittu siten, että se mahdollistaa palvelun nopean käyttöönoton niin, että käyttäjien tietosuojasta on huolehdittu GDPR:n edellyttämällä tavalla. Samalla sopimusmalli mahdollistaa henkilötietojen käsittelystä sopimisen tarkemmin asiakaskohtaisesti.

Oleellista on, että henkilötiedot säilyvät rekisterinpitäjän (kunta, koulu, päiväkoti, oppilaitos tms.) omassa hallinnassa ja niiden käsittelystä tehdään tietosuoja-asetuksen mukaisesti sopimus palveluntarjoajan kanssa. Autamme tarvittaessa kaikissa tilanteissa siinä, että asiakkaamme täyttää GDPR:n vaatimukset.

Asiakkaan omat käyttöehdot ja säännöt

Koska Purot.net-koulupaketti on asiakkaan hallinnassa, se voi määrätä tarkempia ehtoja ja/tai sääntöjä palvelunsa käyttäjille.

Asiakkaan laatimat käyttöehdot voidaan laittaa esiin kyseiseen palveluun. Mikäli palvelussa on käytössä käyttäjätunnusten rekisteröintitoiminto, voidaan käyttöehdot-/säännöt ja suostumus liittää siihen.

On suositeltavaa liittää asiakkaan tietosuojaseloste tai muu informointi henkilötietojen käsittelystä ko. palveluun ja sen käyttäjätunnusten rekisteröintiin. Tämä tai omien käyttöehtojen laatiminen ei kuitenkaan ole välttämätöntä, vaan asiakas voi huolehtia rekisterinpitäjälle kuuluvasta informointivelvollisuudesta muulla tavoin - tavallisesti kunnan yhteisten toimintatapojen mukaan.

Mikäli asiakkaan omia käyttöehtoja tai -sääntöjä ei ole tarkoitus laatia, voidaan viitata Purot.net:in normaaleihin käyttöehtoihin, joissa on otettu tämä huomioon. On myös hyvä huomata, että esimerkiksi koulun järjestyssäännöt pätevät soveltuvin osin koulun Purot.net-palvelussa.

Asiakkaan omat ohjeistukset tietosuojasta

Kunnissa ja muissakin koulutusta järjestävissä organisaatioissa on tavallisesti laadittu oppijoiden, huoltajien ja henkilöstön tietosuojaan liittyviä ohjeistuksia. Mikäli ohjeistuksissa on asioita, joita Innowisen on syytä noudattaa Purot.net-koulupaketin ylläpitoon liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä, tulee asiakkaan toimittaa ne. Yleensä ohjeet toimitetaan samalla, kun tehdään sopimus henkilötietojen käsittelystä, ja kysymme niitä asiakkaalta siinä yhteydessä. 

Purot.net:in käyttö ei aseta erityistarpeita henkilötietojen käsittelyyn liittyville ohjeille. On suositeltavaa varmistaa, että henkilötietojen käsittelyn ohjeissa on huomioitu seuraavat yleiset periaatteet koskien verkko- ja oppimisalustojen käyttöä opetuksessa:

• Palvelun käyttäjille (oppijat, henkilökunta, mahdollisesti huoltajat ja muut) kerrotaan, mihin tarkoituksiin palvelua käytetään.
• Käyttäjille kerrotaan, miten he voivat halutessaan tutustua tietosuojaselosteeseen tai muuhun henkilötietojen käytön informointiin.
• Käyttäjille kerrotaan, kuka vastaa palvelun käyttäjätunnuksista ja käyttöoikeuksista eli ketkä ovat palvelun pääkäyttäjiä. 
• Käyttäjille kerrotaan, keneltä saa lisätietoa tietosuoja-asioista (esim. kunnan tietosuojavastaava ja oman koulun tutor-opettajat). 
• Opettajat ja muut ylläpitäjät ohjeistetaan asettamaan Purot.net-sivustojen jäsenyydet ja käyttöoikeudet luokkien ja/tai opetusryhmien mukaisesti. 
• Opettajat ja muut ylläpitäjät ohjeistetaan huolehtimaan tarvittavista kuvaus- ja julkaisuluvista, mikäli palvelun kautta julkaistaan henkilötietoja tai sisältöjä koulun opetuskäyttöön liittyviä tilanteita ja käyttäjäryhmiä laajemmin. Tästä lisää seuraavassa.

Huoltajien informointi sekä kuvaus- ja julkaisuluvat

Kun Purot.net-koulupakettia käytetään opetuksessa, sen käyttöön ei normaalisti tarvita erikseen lupia oppijoiden huoltajilta. 

On suositeltavaa kertoa huoltajille, että opetuksessa käytetään Purot.net:iä. Palvelun käyttöön liittyvät käytäjätunnukset tietoineen on GDPR:n mukaisesti hyvä huomioida opetuksen järjestäjän rekisterinpitäjän selosteessa sekä tietosuojaselosteessa ja muussa informoinnissa henkilötietojen käsittelystä.

Purot.net/Innowise voidaan mainita henkilötietojen käsittelijänä palvelun ylläpitäjän ominaisuudessa. Samalla on suositeltavaa mainita, että henkilötiedot säilyvät asiakkaan organisaation hallinnassa, ja se vastaa rekisterinpitäjän ominaisuudessa GDPR:n mukaisiin tietojen tarkistus- ja korjauspyyntöihin. Tarvittaessa Innowise auttaa pyyntöihin vastaamisessa, mutta huoltajien tulee osoittaa pyynnöt rekisterinpitäjälle eli asiakkaan organisaatiolle. 

Tarvittaessa huoltajilta tulee pyytää seuraavat suostumukset joko erikseen Purot.net:iä varten tai ne voidaan huomioida osana yleisiä opetukseen pyydettäviä suostumuksia:

Omien laitteiden opetuskäytön lupa

• Tarvitaan alle 15-vuotiailta, jos oppijoiden omia laitteita ja niissä olevia sovelluksia halutaan käyttää opetuksessa.
• Mahdollistaa Purot.net:in ja muiden oppijoiden omiin laitteisiin kuten kännyköihin asennettujen sovellusten käytön opetuksessa.
• Sopiva mallisopimus löytyy esimerkiksi Opetushallituksen julkaisun "Tietokoneen, kännykän ja muiden mobiililaitteiden käyttöön liittyvistä oikeuksista ja velvollisuuksista koulussa" liitteestä.

Kuvaus-, tekijänoikeus- ja julkaisulupa

• Tarvitaan, mikäli oppijoiden henkilötietoja, heistä otettuja valokuvia/videoita tai heidän tekemiään tuotoksia ja teoksia julkaistaan opetusryhmiä laajemmille yleisöille.
• Mahdollistaa oppijoiden nimien, kuvien, videoiden, tuotosten ja teosten julkaisun esimerkiksi Purot.net-sivustolla, johon on pääsy oppijaryhmän huoltajilla tai täysin avoimella Purot.net-sivustolla.
• Sopiva mallisopimus löytyy esimerkiksi Mediakasvatus.fi-sivuston artikkelin yhteydestä.

Kuvaus-, tekijänoikeus- ja julkaislupa mahdollistaa Purot.net-koulupakettien käytön yhteistyössä ja viestinnässä huoltajien kanssa. Esimerkiksi koulussa tai päiväkodissa voidaan luoda Purot.net-sivustoja (tai yksittäisiä sivuja esim. luokan omalla sivustolla) huoltajille, ja niillä voidaan jakaa mm. valokuvia ja videoita oppimistilanteista sekä oppijoiden tekemiä tuotoksia. Tällaisessa tapauksessa on suositeltavaa kertoa huoltajille, että oppijoista ja heidän tuotoksistaan jaetut tiedot ja kuvat eivät ole tarkoitettu muuhun kuin huoltajien/perheiden yksityiseen käyttöön. Lisäksi henkilöstölle on syytä antaa ohjeet, minkä tyyppisiä tietoja, kuvia ja tuotoksia on järkevää julkaista.

Kysy lisää tietosuojasta opetuksessa

Jos sinulla on kysymyksiä Purot.net:iin ja tietosuojaan liittyen, voit aina kääntyä käyttötukemme puoleen. Lähetä viestisi osoitteeseen: support@purot.net

Tarjoamme myös koulutuksia ja webinaareja liittyen EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (GDPR) ja sen soveltamiseen opetuksessa.